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CG2740 Dématérialisation des documents comptables et administratifs

Pré-requis

Aucun.

Pédagogie

Exposé, apports techniques, outils concrets, échanges, évaluation de l’acquisition des connaissances.

Objectifs professionnels

  • Comprendre les enjeux de la dématérialisation des documents administratifs et commerciaux.
  • Maîtriser les étapes de mise en œuvre du projet de dématérialisation.
  • Appliquer les méthodes et outils de la dématérialisation.

Contenu

1ERE JOURNEE

1. Quels sont les enjeux de la dématérialisation des flux ?

  • Le document numérique : ses caractéristiques techniques ; ses modalités de gestion ; son archivage.
  • Les garanties nécessaires sur l’origine, la validité, l’authenticité et l’intégrité des documents.
  • La valeur probatoire des documents numériques.
  • Le cadre réglementaire de la dématérialisation des documents et des échanges : les textes applicables.
  • Les avantages pour l’entreprise : économie ; rapidité et réactivité ; disponibilité de l’information.
  • Atelier de réflexion : les questions fondamentales à se poser avant le commencement du projet (enjeux et bénéfices attendus pour l’entreprise)

2. Dans quels domaines utiliser le document numérique dans l’entreprise ?

  • Les processus d’achat et de vente : contrats ; commandes ; livraisons ; factures.
  • Les processus de paie et de gestion du personnel.
  • Les déclarations et les attestations.
  • Les transactions financières.
  • Les échanges et la conservation des documents numériques « métiers ».?

2EME JOURNEE

3. Comment mettre en œuvre un projet de dématérialisation de documents ? 

  • La démarche et l’organisation du projet : les parties prenantes dans les différentes phases
  • Quels sont les points-clés du cahier des charges (fonctionnalités recherchées et techniques à utiliser) ?
  • Illustration : les projets de dématérialisation des factures fournisseurs et des factures clients
  • La mesure des impacts : sur les processus d’achats et les engagements de dépenses et sur les contrôles associés, sur les processus de ventes et la relation client, sur l’organisation centralisation / décentralisation, repenser les rôles et responsabilités, sur les échanges et la communication avec les tiers

4. Les outils de la dématérialisation : EDI ; les formats de documents numériques ; le standard Factur-X ; la signature électronique ; scan/lad (OCR) ; workflow ; GED ; coffre-fort électronique

  • Les différents niveaux d’intégration dans le système d’information
  • Les solutions du marché
  • Les scénarios de mise en œuvre : acquisition des outils par l’entreprise ; externalisation avec recours à des « tiers de confiance » ou à des « plates-formes de dématérialisation »
  • Le budget à prévoir pour ce type de projet
  • Illustration : les solutions informatiques de dématérialisation des documents comptables

Animateur

Jean-Luc PICQUEMAL

Concepteur

FRANCIS LEFEBVRE FORMATION

Informations complémentaires

Qualification des formateurs

Les formateurs sont des professionnels sélectionnés pour leur maîtrise du sujet enseigné et leur expérience pratique afin de proposer une approche pragmatique et concrète des sujets traités.

Moyens pédagogiques et d’encadrement

Salles de formation disposant des matériels pédagogiques et techniques nécessaires (paperboard, vidéoprojecteur, visioconférence …) au bon déroulement de la formation.

Moyens d'évaluation de l'atteinte des objectifs

Questionnaire de validation des acquis.

Moyens de suivi de l'exécution de l'action

Feuille de présence signée par les participants ou rapport de connexion si classe virtuelle.

Les participants du cours

Toujours pas de participant

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1ERE JOURNEE

1. Quels sont les enjeux de la dématérialisation des flux ?

  • Le document numérique : ses caractéristiques techniques ; ses modalités de gestion ; son archivage.
  • Les garanties nécessaires sur l’origine, la validité, l’authenticité et l’intégrité des documents.
  • La valeur probatoire des documents numériques.
  • Le cadre réglementaire de la dématérialisation des documents et des échanges : les textes applicables.
  • Les avantages pour l’entreprise : économie ; rapidité et réactivité ; disponibilité de l’information.
  • Atelier de réflexion : les questions fondamentales à se poser avant le commencement du projet (enjeux et bénéfices attendus pour l’entreprise)

2. Dans quels domaines utiliser le document numérique dans l’entreprise ?

  • Les processus d’achat et de vente : contrats ; commandes ; livraisons ; factures.
  • Les processus de paie et de gestion du personnel.
  • Les déclarations et les attestations.
  • Les transactions financières.
  • Les échanges et la conservation des documents numériques « métiers ».?

2EME JOURNEE

3. Comment mettre en œuvre un projet de dématérialisation de documents ? 

  • La démarche et l’organisation du projet : les parties prenantes dans les différentes phases
  • Quels sont les points-clés du cahier des charges (fonctionnalités recherchées et techniques à utiliser) ?
  • Illustration : les projets de dématérialisation des factures fournisseurs et des factures clients
  • La mesure des impacts : sur les processus d’achats et les engagements de dépenses et sur les contrôles associés, sur les processus de ventes et la relation client, sur l’organisation centralisation / décentralisation, repenser les rôles et responsabilités, sur les échanges et la communication avec les tiers

4. Les outils de la dématérialisation : EDI ; les formats de documents numériques ; le standard Factur-X ; la signature électronique ; scan/lad (OCR) ; workflow ; GED ; coffre-fort électronique

  • Les différents niveaux d’intégration dans le système d’information
  • Les solutions du marché
  • Les scénarios de mise en œuvre : acquisition des outils par l’entreprise ; externalisation avec recours à des « tiers de confiance » ou à des « plates-formes de dématérialisation »
  • Le budget à prévoir pour ce type de projet
  • Illustration : les solutions informatiques de dématérialisation des documents comptables

Exposé, apports techniques, outils concrets, échanges, évaluation de l’acquisition des connaissances.

Aucun.

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